A Secretaria Municipal de Educação (Semec) irá iniciar os trabalhos de digitalização do acervo documental das escolas e Centros Municipais de Educação Infantil (CMEIs) de Teresina. Há alguns meses, a Semec realiza os procedimentos para levar os documentos para o ambiente digital, realizado por meio da empresa Organização, Tecnologia e Custódia (OTC.doc).
Segundo o assessor da Gerência de Informática (GI) da Semec, Alassan da Silva, o processo é complexo e demorado, o qual pretende catalogar todo o acervo documental da Rede Municipal de Educação, desde o início de sua existência até o ano de 2023, começando pelas unidades de ensino. “Pretende facilitar a burocracia, por meio da consulta digital de processos e documentos por parte das gerências da Semec”, pontua.
Todos os documentos da Secretaria e das unidades de ensino passarão pelo procedimento de digitalização, desde ofícios, editais, encaminhamentos, processos seletivos, protocolos, programas, dentre outros. “O processo de digitalização tem várias etapas. Inicialmente a triagem, digitalização, tratamento e pôr fim descarrego no sistema”, frisa o assessor Alassan da Silva.
A digitalização dos documentos administrativos relativos diretamente à gestão da Semec ocorre com os documentos físicos localizados no Galpão da Gerência Administrativa, com sede na Secretaria, na Escola Municipal Mocambinho e na E. M. Barão de Castelo Branco. Na fase de coleta e digitalização dos documentos das escolas e CMEIs serão contempladas essencialmente aquelas instituições com 500 ou mais estudantes.
